黑龍江農(nóng)墾職業(yè)學(xué)院學(xué)生檔案管理辦法
學(xué)校學(xué)生檔案材料的收集歸檔，要本著實事求是的原則，著重 收集反映學(xué)生在校期間的政治思想、品德作風(fēng)、學(xué)識水平等內(nèi)容 的文件材料，并進行規(guī)范化管理，使之有效地為國家和社會選拔 人才服務(wù)，為社會主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)。為進一步加強我校學(xué)生 檔案管理工作，根據(jù)《人力資源社會保障部辦公廳教育部辦公廳 關(guān)于積極穩(wěn)妥做好高校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞接收工作的通知》(人社 廳發(fā)〔2023〕20號)文件精神，對我?！秾W(xué)生檔案管理辦法》進
行了修訂。
一、學(xué)生檔案管理工作人員職責(zé)
(一)熱愛本職工作，認(rèn)真、細(xì)致、公道、正派，堅持原則，不徇私情；
(二)遵守保密制度，不得擅自將檔案帶出檔案室，不得向外人透露檔案內(nèi)容，確保檔案室安全；
(三)接收新生檔案，配合有關(guān)部門做好新生資格審查工作；
(四)做好學(xué)籍變動學(xué)生檔案的調(diào)整和處理；
(五)及時提供符合規(guī)定的檔案查閱工作；
(六)負(fù)責(zé)畢業(yè)生檔案材料的整理、審查、歸檔和轉(zhuǎn)遞工作；
(七)積極開展科研工作，逐步實現(xiàn)檔案管理科學(xué)化和現(xiàn)代化。
二 、檔案材料的收集
(一)新生入學(xué)時把檔案交給輔導(dǎo)員，由輔導(dǎo)員統(tǒng)一審核本班 學(xué)生檔案，新生檔案內(nèi)容包括：報考檔案袋、普通高等學(xué)校招生 考生報名信息登記表、普通高校招生體格檢查表、普通高中畢業(yè) 生登記表、考試成績單等，催促未交檔案或檔案內(nèi)容不全的學(xué)生
及時補交檔案；
(二)以學(xué)院為單位到教務(wù)處領(lǐng)取檔案袋，以班級為單位建
立學(xué)生檔案，上附學(xué)生花名冊；
(三)以學(xué)院為單位把按班級整理好的學(xué)生檔案交到教務(wù)處：
由教務(wù)處統(tǒng)一保管；
(四)歸檔的材料必須是辦理完畢的正式材料。材料應(yīng)完整、 齊全、真實、文字清楚、對象明確，由承辦部門蓋章，注明形成
材料的時間。
三、歸檔材料的主要內(nèi)容：
(一)學(xué)生報考檔案；
(二)高中學(xué)籍；
(三)入學(xué)通知書；
(四)學(xué)生登記簿；
(五)畢業(yè)生登記表；
(六)入黨(團)材料；
(七)獎學(xué)金登記表；
(八)在校期間獎勵、表彰以及懲處決定；
(九)體檢表；
(十)學(xué)生在校期間成績單；
(十一)學(xué)生在校期間參加各種社會實踐活動獲得的實習(xí)單位
或?qū)W院頒發(fā)的考評證書及學(xué)院證明；
(十二)體質(zhì)健康卡；
(十三)高等學(xué)校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞單；
(十四)檔案材料目錄清單；
(十五)其他可供組織參考的有保存價值的材料。
四、畢業(yè)生檔案裝封及轉(zhuǎn)遞，學(xué)生畢業(yè)時由學(xué)院安排專門人
員審核、裝封學(xué)生檔案，具體步驟如下：
(一)以學(xué)院為單位到教務(wù)處領(lǐng)取學(xué)生檔案；
(二)由輔導(dǎo)員和學(xué)生填寫學(xué)生登記簿及畢業(yè)生登記表，輔
導(dǎo)員統(tǒng)一到學(xué)院、學(xué)校蓋章后裝入學(xué)生檔案；
(三)打印學(xué)生成績單，由教務(wù)處審核蓋章后裝入學(xué)生檔案；
(四)裝入其他學(xué)生在校時的可供參考的有保存價值的材料；
(五)由招生就業(yè)處打印《高等學(xué)校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞單》, 各學(xué)院將檔案轉(zhuǎn)遞單裝入學(xué)生檔案，以檔案轉(zhuǎn)遞單為依據(jù)填寫檔
案郵寄地址；
(六)按檔案材料目錄清單核對檔案材料；
(七)由教務(wù)處審核后封檔蓋章統(tǒng)一郵寄。
五、畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞須知
(一)畢業(yè)生檔案是就業(yè)、工作調(diào)動、辦理戶口、出國政審、
職稱評審、工資調(diào)整、入黨(團)、離退休手續(xù)的辦理、各項證明的出具的重要依據(jù)；
(二)根據(jù)畢業(yè)去向登記信息，填寫《高等學(xué)校畢業(yè)生檔案 轉(zhuǎn)遞單》,明確就業(yè)單位名稱、轉(zhuǎn)遞編號等信息，隨檔案材料密 封后，按規(guī)定通過機要通信或郵政特快專遞渠道轉(zhuǎn)出檔案。嚴(yán)禁
個人自帶檔案；
(三)畢業(yè)生檔案按照《高等學(xué)校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞單》地址 轉(zhuǎn)遞。有嚴(yán)格交接簽收程序， 一般情況下不會遺失。畢業(yè)生檔案
郵出三天內(nèi)，學(xué)校把郵寄單號發(fā)給學(xué)院，由輔導(dǎo)員通知畢業(yè)生，
畢業(yè)生應(yīng)主動盡快查詢檔案存檔情況，查詢時限一般為一年，超
過一年 EMS不再辦理檔案查詢業(yè)務(wù)；
( 四 ) 結(jié)業(yè)的學(xué)生檔案裝入結(jié)業(yè)成績單，與畢業(yè)生轉(zhuǎn)遞程序 一樣按《高等學(xué)校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞單》地址轉(zhuǎn)遞，也要主動盡快
查詢檔案存檔情況。
六、檔案的查閱方法
(一)因考察任用學(xué)生干部、新生復(fù)查、學(xué)籍變動、組織發(fā) 展、推薦就業(yè)、起草獎懲文件、寫亡故人員生平介紹等工作需要， 可以查閱學(xué)生檔案。由使用部門申請，經(jīng)學(xué)校檔案管理部門批準(zhǔn)，
可根據(jù)需要查閱部分或全部檔案材料
(二)學(xué)生檔案一般應(yīng)由學(xué)生所在學(xué)院行政辦公室老師或輔
導(dǎo)員查閱，如確系工作需要，校內(nèi)其他黨政部門也可查閱；
(三)學(xué)校以外單位需要查閱學(xué)生檔案時，須持有單位所在
地縣、團級以上組織、人事部門查閱檔案介紹信，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)同意后方可查閱； (四)查閱學(xué)生檔案時，不得涂改、圈劃、污損、拆散、抽
取、撤換、增添檔案材料。
七、檔案室要做到：防火、防盜、防潮、防腐。
八 、本規(guī)定由教務(wù)處、招生就業(yè)處負(fù)責(zé)解釋。
九、本規(guī)定自2024年6月起施行，原有相關(guān)文件同時廢止。
