黑龍江農(nóng)墾職業(yè)學(xué)院學(xué)生檔案管理辦法
學(xué)校學(xué)生檔案材料的收集歸檔,要本著實事求是的原則,著重 收集反映學(xué)生在校期間的政治思想、品德作風(fēng)、學(xué)識水平等內(nèi)容 的文件材料,并進行規(guī)范化管理,使之有效地為國家和社會選拔 人才服務(wù),為社會主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)。為進一步加強我校學(xué)生 檔案管理工作,根據(jù)《人力資源社會保障部辦公廳教育部辦公廳 關(guān)于積極穩(wěn)妥做好高校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞接收工作的通知》(人社 廳發(fā)〔2023〕20號)文件精神,對我?!秾W(xué)生檔案管理辦法》進
行了修訂。
一、學(xué)生檔案管理工作人員職責(zé)
(一)熱愛本職工作,認(rèn)真、細(xì)致、公道、正派,堅持原則,不徇私情;
(二)遵守保密制度,不得擅自將檔案帶出檔案室,不得向外人透露檔案內(nèi)容,確保檔案室安全;
(三)接收新生檔案,配合有關(guān)部門做好新生資格審查工作;
(四)做好學(xué)籍變動學(xué)生檔案的調(diào)整和處理;
(五)及時提供符合規(guī)定的檔案查閱工作;
(六)負(fù)責(zé)畢業(yè)生檔案材料的整理、審查、歸檔和轉(zhuǎn)遞工作;
(七)積極開展科研工作,逐步實現(xiàn)檔案管理科學(xué)化和現(xiàn)代化。
二 、檔案材料的收集
(一)新生入學(xué)時把檔案交給輔導(dǎo)員,由輔導(dǎo)員統(tǒng)一審核本班 學(xué)生檔案,新生檔案內(nèi)容包括:報考檔案袋、普通高等學(xué)校招生 考生報名信息登記表、普通高校招生體格檢查表、普通高中畢業(yè) 生登記表、考試成績單等,催促未交檔案或檔案內(nèi)容不全的學(xué)生
及時補交檔案;
(二)以學(xué)院為單位到教務(wù)處領(lǐng)取檔案袋,以班級為單位建
立學(xué)生檔案,上附學(xué)生花名冊;
(三)以學(xué)院為單位把按班級整理好的學(xué)生檔案交到教務(wù)處:
由教務(wù)處統(tǒng)一保管;
(四)歸檔的材料必須是辦理完畢的正式材料。材料應(yīng)完整、 齊全、真實、文字清楚、對象明確,由承辦部門蓋章,注明形成
材料的時間。
三、歸檔材料的主要內(nèi)容:
(一)學(xué)生報考檔案;
(二)高中學(xué)籍;
(三)入學(xué)通知書;
(四)學(xué)生登記簿;
(五)畢業(yè)生登記表;
(六)入黨(團)材料;
(七)獎學(xué)金登記表;
(八)在校期間獎勵、表彰以及懲處決定;
(九)體檢表;
(十)學(xué)生在校期間成績單;
(十一)學(xué)生在校期間參加各種社會實踐活動獲得的實習(xí)單位
或?qū)W院頒發(fā)的考評證書及學(xué)院證明;
(十二)體質(zhì)健康卡;
(十三)高等學(xué)校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞單;
(十四)檔案材料目錄清單;
(十五)其他可供組織參考的有保存價值的材料。
四、畢業(yè)生檔案裝封及轉(zhuǎn)遞,學(xué)生畢業(yè)時由學(xué)院安排專門人
員審核、裝封學(xué)生檔案,具體步驟如下:
(一)以學(xué)院為單位到教務(wù)處領(lǐng)取學(xué)生檔案;
(二)由輔導(dǎo)員和學(xué)生填寫學(xué)生登記簿及畢業(yè)生登記表,輔
導(dǎo)員統(tǒng)一到學(xué)院、學(xué)校蓋章后裝入學(xué)生檔案;
(三)打印學(xué)生成績單,由教務(wù)處審核蓋章后裝入學(xué)生檔案;
(四)裝入其他學(xué)生在校時的可供參考的有保存價值的材料;
(五)由招生就業(yè)處打印《高等學(xué)校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞單》, 各學(xué)院將檔案轉(zhuǎn)遞單裝入學(xué)生檔案,以檔案轉(zhuǎn)遞單為依據(jù)填寫檔
案郵寄地址;
(六)按檔案材料目錄清單核對檔案材料;
(七)由教務(wù)處審核后封檔蓋章統(tǒng)一郵寄。
五、畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞須知
(一)畢業(yè)生檔案是就業(yè)、工作調(diào)動、辦理戶口、出國政審、
職稱評審、工資調(diào)整、入黨(團)、離退休手續(xù)的辦理、各項證明的出具的重要依據(jù);
(二)根據(jù)畢業(yè)去向登記信息,填寫《高等學(xué)校畢業(yè)生檔案 轉(zhuǎn)遞單》,明確就業(yè)單位名稱、轉(zhuǎn)遞編號等信息,隨檔案材料密 封后,按規(guī)定通過機要通信或郵政特快專遞渠道轉(zhuǎn)出檔案。嚴(yán)禁
個人自帶檔案;
(三)畢業(yè)生檔案按照《高等學(xué)校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞單》地址 轉(zhuǎn)遞。有嚴(yán)格交接簽收程序, 一般情況下不會遺失。畢業(yè)生檔案
郵出三天內(nèi),學(xué)校把郵寄單號發(fā)給學(xué)院,由輔導(dǎo)員通知畢業(yè)生,
畢業(yè)生應(yīng)主動盡快查詢檔案存檔情況,查詢時限一般為一年,超
過一年 EMS不再辦理檔案查詢業(yè)務(wù);
( 四 ) 結(jié)業(yè)的學(xué)生檔案裝入結(jié)業(yè)成績單,與畢業(yè)生轉(zhuǎn)遞程序 一樣按《高等學(xué)校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞單》地址轉(zhuǎn)遞,也要主動盡快
查詢檔案存檔情況。
六、檔案的查閱方法
(一)因考察任用學(xué)生干部、新生復(fù)查、學(xué)籍變動、組織發(fā) 展、推薦就業(yè)、起草獎懲文件、寫亡故人員生平介紹等工作需要, 可以查閱學(xué)生檔案。由使用部門申請,經(jīng)學(xué)校檔案管理部門批準(zhǔn),
可根據(jù)需要查閱部分或全部檔案材料
(二)學(xué)生檔案一般應(yīng)由學(xué)生所在學(xué)院行政辦公室老師或輔
導(dǎo)員查閱,如確系工作需要,校內(nèi)其他黨政部門也可查閱;
(三)學(xué)校以外單位需要查閱學(xué)生檔案時,須持有單位所在
地縣、團級以上組織、人事部門查閱檔案介紹信,經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)同意后方可查閱; (四)查閱學(xué)生檔案時,不得涂改、圈劃、污損、拆散、抽
取、撤換、增添檔案材料。
七、檔案室要做到:防火、防盜、防潮、防腐。
八 、本規(guī)定由教務(wù)處、招生就業(yè)處負(fù)責(zé)解釋。
九、本規(guī)定自2024年6月起施行,原有相關(guān)文件同時廢止。